5 نصائح لتقرير تجاري فعال.

التقارير التجارية هي عنصر أساسي في إدارة وتحسين المبيعات للشركة. تتضمن تحليل وتقديم البيانات المتعلقة بالأداء التجاري خلال فترة زمنية محددة. يمكن استخدام هذه البيانات لتقييم أداء المبيعات، وتحديد الاتجاهات والفرص، واتخاذ قرارات بشأن استراتيجيات المبيعات المستقبلية. بالنسبة للمسؤول التجاري، فإن إنشاء لوحات معلومات ذات صلة وسهلة الفهم ليس دائمًا مهمة سهلة. ومع ذلك، فإن هذه اللوحات التجارية ضرورية للشركة ومفيدة أيضًا لتقييم وتحسين ممارساتها التجارية. في هذه المقالة، نقدم لك 5 نصائح لتحسين تقاريرك التجارية.

اختر مؤشرات الأداء الرئيسية المناسبة
تتطلب التقارير التجارية جهداً للتلخيص. ليس المقصود تجميع جميع البيانات المتعلقة بالأداء التجاري المتاحة لديك، بل على العكس، تحديد مؤشرات الأداء المناسبة لنشاطك.

سيختلف اختيار مؤشرات الأداء الرئيسية وفقًا لمستلم التقرير:

– قسم التسويق: ستفضل مؤشرات تسهل متابعة تحويل العملاء المحتملين الذين تم إنشاؤهم بواسطة التسويق وتقييم فعالية الحملات (نسبة قبول العملاء المحتملين من قبل فريق المبيعات، نسبة تحويل العملاء المحتملين حسب قناة الوصول، …).
– المبيعات: مؤشرات الأداء لكل مندوب مبيعات (الإيرادات المحققة مقارنة بالأهداف، التوقعات السنوية…).
– الإدارة التجارية: مؤشرات تعطي نظرة عامة على الأداء التجاري (توقعات الإيرادات السنوية، عدد الصفقات الرابحة والخاسرة، متوسط مدة إغلاق الصفقات)، وكذلك التفاصيل حسب المنطقة، وحدة الأعمال، توزيع المنتج.
– الإدارة العامة: نظرة شاملة على أداء جميع مناطق المبيعات، التوقعات السنوية، نظرة عامة على خط المبيعات.

بعد ذلك، يجب تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية التي ترتبط مباشرة بأهدافك التجارية واستراتيجيات الاكتساب/الاحتفاظ المعمول بها.

على سبيل المثال، إذا كنت قد اعتمدت استراتيجية تسويق داخلي (Inbound Marketing)، فمن المناسب تضمين مؤشرات الأداء التي تتبع مسار الشراء من العملاء المحتملين المؤهلين تسويقيًا إلى العملاء المحتملين المؤهلين مبيعيًا إلى العملاء الفعليين. ستساعد هذه البيانات الشركة في تقييم تماشي فرق المبيعات والتسويق. بالنسبة للشركات التي تعتمد على استراتيجية التسويق الموجه نحو الحسابات (ABM)، ستتضمن التقارير التجارية بيانات حول الأداء المحقق على الحسابات الاستراتيجية.

أتمتة جمع البيانات
في السابق، كانت التقارير التجارية تعد تحديًا كبيرًا. لإنجازها، كان يجب جمع البيانات من الفرق المختلفة و/أو تلخيص بيانات Excel. ومع ذلك، فإن جمع البيانات يدويًا ليس فقط مرهقًا ولكنه أيضًا مصدر للأخطاء.

لحسن الحظ، مرت عملية التحول الرقمي من هنا. الآن، أصبحت أدوات جمع البيانات التلقائية وتوحيدها متاحة لمعظم الشركات.

يمكنك استخدام حلول التقارير أو ذكاء الأعمال التي تتكامل مع نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) ومصادر البيانات الأخرى لجمع المعلومات اللازمة. بعض أنظمة CRM، مثل Hubspot، تشمل أيضًا ميزات التقارير.

عرض البيانات بطريقة مفهومة
قد يكون من الصعب تفسير البيانات الخام. ويرغب المستلمون لتقاريرك في الوصول المباشر إلى البيانات التي تهمهم. لهذا السبب، من المستحسن الاهتمام بعرض لوحات المعلومات الخاصة بك.

استخدم التصورات البيانية والرسوم البيانية الواضحة لجعل تقاريرك أكثر جاذبية وسهولة للفهم.

يمكن للرسوم البيانية الشريطية والدائرية أو الخطية توضيح الاتجاهات والمقارنات بشكل فعال. تتيح لوحات المعلومات التفاعلية للمستخدمين التعامل مع البيانات والحصول على معلومات أكثر تفصيلاً.

مرة أخرى، توفر حلول تصور البيانات وذكاء الأعمال خيارات مختلفة لمساعدتك في نقل المعلومات الرئيسية بوضوح إلى مستقبليك.

تحليل الاتجاهات والفروقات

لا تقتصر تقارير الأعمال على سلسلة من الأرقام. تقدم اتجاهات ومقارنات. بعد ذلك، يتعين عليك تحليلها لإعطائها معنى.

بالإضافة إلى العناصر الرقمية، حلل الاتجاهات والفروقات في بياناتك لتحديد مجالات التحسين واتخاذ القرارات الصحيحة.

على سبيل المثال، إذا لاحظت انخفاضًا في المبيعات في منطقة معينة، يجب عليك التعمق لفهم الأسباب. سيساعدك هذا التحليل في اكتشاف الفرص لتحسين استراتيجياتك التجارية.

إشراك أصحاب المصلحة

لوحات التحكم التجارية هي أدوات تعاونية.

ليس من المفترض أن تكون مخصصة لفريق واحد فقط. على العكس، يمكنك استخدامها لإشراك جميع الأطراف المعنية وإجراء تفكير جماعي حول تحسين الأداء التجاري.

تسمح لك أدوات التقارير بمنح كل شخص، بناءً على دوره في الشركة، وصولاً مخصصًا إلى البيانات. يمكن لأعضاء الفريق التجاري والمديرين التسويقيين والقادة عرض البيانات التي تهمهم بسهولة.

يساهم تبادل التقارير بانتظام في تسهيل تدفق المعلومات حول الأداء التجاري. تعمل أدوات التقارير الحالية على تسهيل التواصل بين الأطراف المعنية ودعم اتخاذ القرارات.

من خلال تقارير مشتركة، ستتمكن من تحديد الإجراءات الواجب اتخاذها بشكل جماعي. على سبيل المثال، إذا كانت معدلات التحويل منخفضة، يمكنك استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي للاستماع التجاري لنشر ممارسات أفضل التجار في فريقك. يمكنك أيضًا تعديل استراتيجيتك التجارية من خلال إعادة تخصيص الموارد على الأنشطة الأكثر فعالية. يمكن أيضًا استخدام التقارير المشتركة كدعم لاجتماعاتك التجارية أو نقاط المتابعة الخاصة بك.

التقارير التجارية هي وسيلة لوضع البيانات في خدمة اتخاذ القرارات.

مع رقمنة العمليات، أصبح من الممكن الآن جمع البيانات تلقائيًا، وعرضها بشكل واضح، وحتى تخصيص لوحات التحكم لكل جهة معنية.

وبذلك، تصبح التقارير أداة تعاونية رائدة لمواءمة الفرق وتحسين الأداء التجاري.